Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Факсимиле страховой полис — законодательство и судебные прецеденты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
На каких документах можно ставить факсимиле
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
- Если вы получили от контрагента несколько идентичных по типу документов, то вы можете сличить почерк. Оригинал всегда немного отличается, а вот штамп остается штампом. Поэтому, если все совпадает на 100%, то перед вами качественная подделка оригинала. Вы вправе потребовать замены всех документов.
- У вас в наличии всегда должны быть документы, где есть образец оригинала. Как правило, когда заключается договор, у контрагента можно взять комплект учредительных документов, которые заверены оригиналом. Если у вас в дальнейшем возникнут сомнения в подлинности, то будет возможность сравнить бумагу с образцом. В штампе, как правило, отсутствуют мелкие детали, а также имеется утолщение по краям.
- Еще одним способом определения оригинальности является изучение области вокруг подписи и обратной стороны листа. При использовании штампа появляется рельеф штрихов от сильного давления.
Образец соглашения об использовании факсимильного воспроизведения подписей
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Соглашение ¦
¦ об использовании факсимильного воспроизведения подписей ¦
¦ ¦
¦г. Москва 1 февраля 2010 г.¦
¦ ¦
¦ ООО "Альфа" в лице генерального директора Иванова И.И., именуемое в¦
¦дальнейшем "Поставщик", и ООО "Бета" в лице генерального директора¦
¦Сидорова П.П., именуемое в дальнейшем "Покупатель" (при совместном¦
¦упоминании именуемые в дальнейшем "Стороны"), заключили настоящее¦
¦соглашение о нижеследующем: ¦
¦ 1. Стороны устанавливают, что подписание документов с использованием¦
¦факсимильного воспроизведения подписей допускается в следующих случаях: ¦
¦ - при ведении между Сторонами деловой переписки; ¦
¦ - при оформлении договоров поставки, договоров купли-продажи,¦
¦заключенных между Сторонами, а также дополнительных соглашений и¦
¦приложений к указанным договорам; ¦
¦ - при выставлении Сторонами счетов на оплату и оформлении заказов. ¦
¦ 2. Документы, перечисленные в п. 1 настоящего договора, могут быть¦
¦подписаны факсимильными подписями следующих лиц (в пределах полномочий¦
¦должностных лиц): ¦
¦ ¦
¦------------------------------------T-----------------------------------¬¦
¦¦ Со стороны Поставщика ¦ Со стороны Покупателя ¦¦
¦+-----------------------------------+-----------------------------------+¦
¦¦Генерального директора ¦Генерального директора ¦¦
¦¦Иванова И.И. Иванов ¦Сидорова П.П. Сидоров ¦¦
¦¦ ------------------ ¦ ------------------ ¦¦
¦¦ (оттиск факсимиле) ¦ (оттиск факсимиле) ¦¦
¦+-----------------------------------+-----------------------------------+¦
¦¦Главного бухгалтера ¦Главного бухгалтера ¦¦
¦¦Кузнецовой А.А. Кузнецова ¦Михайловой В.В. Михайлова ¦¦
¦¦ ------------------ ¦ ------------------ ¦¦
¦¦ (оттиск факсимиле) ¦ (оттиск факсимиле) ¦¦
¦L-----------------------------------+------------------------------------¦
¦ ¦
¦ 3. В случае увольнения должностных лиц, указанных в п. 2 настоящего¦
¦соглашения, или прекращения их полномочий Стороны обязаны уведомить друг¦
¦друга об этом в течение двух рабочих дней с момента соответствующего¦
¦изменения. ¦
¦ 4. Факсимильное воспроизведение подписей должностных лиц, указанных в¦
¦п. 2 настоящего соглашения, на документах, перечисленных в п. 1¦
¦настоящего соглашения, Стороны признают аналогом собственноручных¦
¦подписей этих лиц. ¦
¦ 5. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих¦
¦одинаковую юридическую силу (по одному экземпляру для каждой из Сторон),¦
¦и вступает в силу со дня его подписания. ¦
¦ 6. Реквизиты, подписи и печати Сторон: ¦
¦ ¦
¦Поставщик Покупатель ¦
¦ООО "Альфа" ООО "Бета" ¦
¦107076, г. Москва, ул. Черкизовская, 129090, г. Москва, ¦
¦д. 7/12 ул. Каланчевская, д. 5, офис 412¦
¦ИНН 7718654321 ИНН 7708123456 ¦
¦Генеральный директор Генеральный директор ¦
¦Иванов (Иванов И.И.) Сидоров (Сидоров П.П.) ¦
¦------ ------- ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рисунок 1
Предположим, договор подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Такой договор не имеет для его сторон юридической силы. При подобных обстоятельствах суд может признать данный договор недействительным в связи с несоблюдением формы договора (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2010 по делу N А02-413/2009) либо незаключенным (Постановление ФАС Уральского округа от 06.10.2009 N Ф09-7622/09-С5 по делу N А07-15580/2008-Г-ИЭР и Определение ВАС РФ от 17.12.2009 N ВАС-16259/09).
Примечание. Недействительная сделка не влечет юридических последствий, за исключением тех, которые связаны с ее недействительностью, и недействительна с момента ее совершения (п. 1 ст. 167 ГК РФ).
Вместе с тем, если лицо, факсимиле подписи которого было использовано при подписании договора, подтверждает подписание этого договора (например, оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично из-за травмы правой руки) либо одобряет данную сделку, суд может отказать в удовлетворении иска о признании такого договора ничтожным или незаключенным. Пример подобного судебного решения — Определение ВАС РФ от 04.02.2010 N ВАС-1052/10.
Примечание. Сделка недействительна по основаниям, установленным ГК РФ, в силу признания ее таковой судом (оспоримая сделка) либо независимо от такого признания (ничтожная сделка). Основание — п. 1 ст. 166 ГК РФ.
Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров (работ, услуг), их приемка для использования, реализация других прав и обязанностей по сделке. Это указано в п. 5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 N 57.
Акты сдачи-приемки работ (услуг), товарные и товарно-транспортные накладные
Акты сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), товарные, товарно-транспортные накладные являются первичными учетными документами. Они должны отвечать требованиям, установленным в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Поскольку унифицированные формы товарной накладной и товарно-транспортной накладной утверждены, эти документы необходимо составлять по данным типовым формам . Унифицированная форма акта сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг) не установлена. Значит, акты составляются в произвольной форме и должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Форма товарной накладной (форма N ТОРГ-12) утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, форма товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т) — Постановлением этого же ведомства от 28.11.1997 N 78.
Примечание. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, а документы, форма которых не установлена, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов являются личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение конкретной хозяйственной операции и правильность ее оформления. Таким образом, первичный документ, подписанный с помощью факсимиле, нельзя принять к налоговому и бухгалтерскому учету.
Образец приказа об изготовлении и использовании факсимиле
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦г. Москва 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Приказ N 12 ¦
¦ об изготовлении и использовании факсимиле ¦
¦ ¦
¦ В целях установления единого порядка использования факсимиле в¦
¦ООО "Альфа" ¦
¦ ¦
¦Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Изготовить факсимиле личной подписи генерального директора ООО¦
¦"Альфа" Иванова И.И. и факсимиле личной подписи главного бухгалтера ООО¦
¦"Альфа" Кузнецовой А.А. ¦
¦ 2. Установить, что при необходимости в случае отсутствия генерального¦
¦директора и (или) главного бухгалтера ООО "Альфа" допускается¦
¦проставление факсимиле их подписей на следующих документах: ¦
¦ - договорах, контрактах, соглашениях; ¦
¦ - дополнительных соглашениях и приложениях к договорам, контрактам и¦
¦соглашениям; ¦
¦ - счетах на оплату; ¦
¦ - заказах, заявках, наряд-заказах и других аналогичных документах; ¦
¦ - письмах и иной исходящей корреспонденции. ¦
¦ Использовать факсимиле на указанных документах только при условии,¦
¦что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью¦
¦предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении),¦
¦заключенном с контрагентом. ¦
¦ 3. Запретить проставление факсимиле на документах, не предусмотренных¦
¦настоящим приказом. ¦
¦ 4. Факсимиле подписей генерального директора и главного бухгалтера¦
¦хранить в сейфе у финансового директора ООО "Альфа" Петровой Д.Н. и¦
¦выдавать под расписку, о чем делать запись в журнале учета использования¦
¦факсимиле. Назначить ответственным за хранение, целевое использование¦
¦факсимиле и ведение журнала учета использования факсимиле финансового¦
¦директора ООО "Альфа" Петрову Д.Н. ¦
¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦
¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦
¦использования факсимиле. Утверждение состава специальной комиссии для¦
¦проведения проверки и контроль за исполнением настоящего приказа оставляю¦
¦за собой. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Иванов И.И. Иванов¦
¦ ¦
¦С настоящим приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦----T-------------------T---------T-------------------T-----------------¬¦
¦¦ N ¦Должность работника¦ Подпись ¦ Фамилия и инициалы¦Дата ознакомления¦¦
¦¦п/п¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦¦
¦+---+-------------------+---------+-------------------+-----------------+¦
¦¦ 1 ¦Главный бухгалтер ¦Кузнецова¦Кузнецова А.А. ¦14.01.2010 ¦¦
¦+---+-------------------+---------+-------------------+-----------------+¦
¦¦ 2 ¦Финансовый директор¦ Петрова ¦Петрова Д.Н. ¦15.01.2010 ¦¦
¦L---+-------------------+---------+-------------------+------------------¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рисунок 2
В случае кражи или утери факсимиле необходимо незамедлительно уведомить об этом органы внутренних дел, принять меры по розыску факсимиле и документально зафиксировать факт кражи (утери), например, в соответствующем акте.
Изношенные факсимиле, а также факсимиле подписей уволившихся работников подлежат уничтожению. Об уничтожении (передаче на утилизацию) факсимиле целесообразно составить акт.
На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.
Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.
В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле, которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.
Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах?
Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.
- Факсимиле — от древности до наших дней
- Факсимиле на договоре
- Факсимиле на первичке и счетах-фактурах
- Отстаиваем вычет по счету-фактуре с факсимиле
- Снижаем риски при работе с факсимиле
- Факсимиле и электронный документооборот
- Электронный счет-фактура — альтернатива факсимиле
- Преимущества электронного счета-фактуры перед факсимиле
- Итоги
Что такое клише-печать?
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими
Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.. Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
Значение слова «факсимиле»
Это слово, конечно же, является заимствованным, о чем нам подскажет начальный звук «ф», сочетание согласных «кс», непривычное для фонетики русского языка, и, наконец, конечное «е», как и в словах:
Названные лексемы являются пришельцами из французского языка и имеют ударный последний слог в соответствии с традиционным произношением слов этого языка. А как же следует правильно поставить ударение в слове «факсимилЕ» или «факсИмиле»?
Произношение этой лексемы свяжем с её происхождением. Это не французское слово. Рассматриваемое неизменяемое существительное имеет латинские корни. В переводе на русский язык латинское сочетание fac simile буквально значит «делай подобное».
Юридическая сила факсимиле
Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:
-
используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);
-
при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;
-
в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.
Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:
-
доверенность;
-
платежные документы;
-
бумаги первичного бухучета;
-
факсимиле на товарной накладной;
-
иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;
-
направляемые в государственные органы письма.
Обратите внимание!
Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.
Когда использование факсимиле предусмотрено законом
Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.
Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).
Образец приказа об изготовлении и использовании факсимиле
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Альфа" ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦г. Москва 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Приказ N 12 ¦
¦ об изготовлении и использовании факсимиле ¦
¦ ¦
¦ В целях установления единого порядка использования факсимиле в¦
¦ООО "Альфа" ¦
¦ ¦
¦Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Изготовить факсимиле личной подписи генерального директора ООО¦
¦"Альфа" Иванова И.И. и факсимиле личной подписи главного бухгалтера ООО¦
¦"Альфа" Кузнецовой А.А. ¦
¦ 2. Установить, что при необходимости в случае отсутствия генерального¦
¦директора и (или) главного бухгалтера ООО "Альфа" допускается¦
¦проставление факсимиле их подписей на следующих документах: ¦
¦ - договорах, контрактах, соглашениях; ¦
¦ - дополнительных соглашениях и приложениях к договорам, контрактам и¦
¦соглашениям; ¦
¦ - счетах на оплату; ¦
¦ - заказах, заявках, наряд-заказах и других аналогичных документах; ¦
¦ - письмах и иной исходящей корреспонденции. ¦
¦ Использовать факсимиле на указанных документах только при условии,¦
¦что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью¦
¦предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении),¦
¦заключенном с контрагентом. ¦
¦ 3. Запретить проставление факсимиле на документах, не предусмотренных¦
¦настоящим приказом. ¦
¦ 4. Факсимиле подписей генерального директора и главного бухгалтера¦
¦хранить в сейфе у финансового директора ООО "Альфа" Петровой Д.Н. и¦
¦выдавать под расписку, о чем делать запись в журнале учета использования¦
¦факсимиле. Назначить ответственным за хранение, целевое использование¦
¦факсимиле и ведение журнала учета использования факсимиле финансового¦
¦директора ООО "Альфа" Петрову Д.Н. ¦
¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦
¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦
¦использования факсимиле. Утверждение состава специальной комиссии для¦
¦проведения проверки и контроль за исполнением настоящего приказа оставляю¦
¦за собой. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Иванов И.И. Иванов¦
¦ ¦
¦С настоящим приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦----T-------------------T---------T-------------------T-----------------¬¦
¦¦ N ¦Должность работника¦ Подпись ¦ Фамилия и инициалы¦Дата ознакомления¦¦
¦¦п/п¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦¦
¦+---+-------------------+---------+-------------------+-----------------+¦
¦¦ 1 ¦Главный бухгалтер ¦Кузнецова¦Кузнецова А.А. ¦14.01.2010 ¦¦
¦+---+-------------------+---------+-------------------+-----------------+¦
¦¦ 2 ¦Финансовый директор¦ Петрова ¦Петрова Д.Н. ¦15.01.2010 ¦¦
¦L---+-------------------+---------+-------------------+------------------¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рисунок 2
В случае кражи или утери факсимиле необходимо незамедлительно уведомить об этом органы внутренних дел, принять меры по розыску факсимиле и документально зафиксировать факт кражи (утери), например, в соответствующем акте.
Можно ли ставить факсимиле на первичных документах
Правила оформления первичной документации регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. К такому типу формуляров предъявляются особые требования, так как они служат оправданием сделки, подтверждают экономическую обоснованность расходов. На какие документы можно ставить факсимиле директора, указано выше, форм первичного учета в этом перечне нет.
В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:
-
в письме Минфина от 13.04.2015 г. № 03-03-06/20808 говорится, что на документах, связанных с проведением денежных операций, должны стоять собственноручные подписи директора и главного бухгалтера, а факсимиле и электронные копии не будут обладать юридической силой;
-
в письме Минфина от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.