Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли считать титульный лист при прошивке документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
Заверительная надпись
После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов).
Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.
Как и какими нитками шнуровать
Чтобы ничего не выпало и не потерялось, документ прошнуровывается. Для объемных журналов или стопок бумаг используем прочный материал — прошивные нитки ЛШ-210, банковский шпагат или любую прочную нить, например капроновую или лавсановую. При небольшой толщине допускается использование простой швейной нити. Сложите ее в несколько раз и прошивайте. Вот как это делается правильно:
Шаг 1. Просматриваем страницы журнала или дела, чтобы оценить величину левого поля. Когда его размер слишком узкий — приклеиваем полоску бумаги, которую будем использовать для прошивки.
Шаг 2. Выравниваем все.
Листы расположить так, чтобы ни один из них не вылез за края обложки, иначе со временем вылезший лист порвется, сомнется или станет нечитаемым.
Шаг 3. На левом поле, отступив 2 см от края текста, делаем отверстия. Используем шуруповерт, дырокол, шило, иглу.
Для бумаг со сроком хранения более 10 лет и по личному составу делаем четыре отверстия, со сроком хранения менее 10 лет достаточно трех.
Шаг 4. Берем нить и прошиваем все страницы.
Не стоит перетягивать нитку слишком сильно — это затруднит перелистывание страниц.
Шаг 5. Оба конца используемой нити пропускаем через среднее отверстие на наружную сторону обложки.
Шаг 6. Завязываем обе нити узлом.
Шаг 7. Лишнюю длину нитей отрезаем так, чтобы остались кончики около 5–6 см.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Когда требуется прошивать документы?
Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.
Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, опись документов в личном деле работника), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными.
Как выполняется прошивка документов? (+ видео)
Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать — а это не совсем удобно.
К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:
- Инструменты для прокалывания бумаги:
- шило;
- толстая иголка;
- дырокол;
- дрель.
- Расходные материалы:
- нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
- Ножницы.
- Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз — иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
- В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
- Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента — угольника.
- Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия — три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.
Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:
- сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;
- первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние — не меньше чем в трёх сантиметрах от него;
- если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;
- если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати — канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, — электрическую дрель или станок для сшивания.
- Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.
- Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел — как можно крепче и ближе к последнему листу.
- Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.
Совет: хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.
- Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
- расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);
- нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);
- номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;
- для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном — «а», на втором — «б» и так далее, исключая букву «з»);
- номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;
- ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);
- на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.
- При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.
Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Проставляем на листах арабские цифры
- Используем для этого простой карандаш
- Ставим цифры по возрастанию
- Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
- Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
- Приложения нумеруем в общем порядке
- Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
- Несколько томов документов нумеруются по отдельности
- Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
- Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
- Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись , а данный документ нумеруем в общем порядке.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Прошито и пронумеровано и скреплено печатью — образец в Word
Прошивка документов — несложный процесс, не требующий от исполнителя особых навыков: всё, что нужно иметь под рукой, — нитка (шнур, шпагат), иголка и дырокол, а при наличии современного оборудования все эти предметы могут быть заменены специальным станком. Прошнуровать и проклеить документ — такая же неотъемлемая обязанность специалиста отдела кадров, как и ведение журнала учёта трудовых книжек или личных дел сотрудников: без этой процедуры хранение большого объёма документов было бы чрезмерно затруднено.
За указанными операциями следует ещё одна — оформление, заверение подписью и прикрепление наклейки. Как правильно прошить и проклеить документ, а также где скачать электронный бланк и образец наклейки в формате Word — смотрите далее.
Когда требуется прошивать документы?
Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.
Важно: вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, опись документов в личном деле работника), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости — и дополнительно проклеить вместе с остальными.
Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться. На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание.
Кроме того, следуя единому заведённому порядку, работник сэкономит немало времени, которое можно использовать для более значимых с рациональной точки зрения занятий — например, для оформления служебных характеристик на сотрудников или внесения информации в электронные базы данных.
Совет: перед сдачей документов в отдел Федеральной налоговой службы есть смысл поинтересоваться у представителя инспекции, нужно ли сшивать листы. Сотрудникам ФНС приходится часто и неоднократно сканировать присылаемые им бумаги, поэтому для них (и для отправляющей стороны) может оказаться более удобным использование канцелярского скоросшивателя.
Чтобы прошить или прошнуровать документ, нужно иметь под рукой иглу, нить или шпагат, дырокол и ножницы; чтобы завершить формирование тома — клей, наклейку с указанием количества листов и подписью ответственного лица и печать. Заверитель клеится прямо на затянутый после скрепления листов узел — так, чтобы концы нити, шнура или шпагата оставались свободными.
Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть самостоятельно свёрстана ответственным работником, но значительно легче использовать готовый образец, приведённый по ссылке выше.
- Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
- Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.
Делопроизводственная документация имеет разное значение.
Отличаются документы по толщине дела, форме листов.
Прошнуровано и пронумеровано листов или страниц
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
- Ножницы.
- Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.
Важно: использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.
Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:
- Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной).
Как сшить документы для налоговой по требованию
В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.
- Документы должны быть сложены по периодам.
- В подготовленной папке должна находиться опись.
- Папка сшивается по схеме 3. Полное описание
- В папке для проверки можно сшить не более 150 страниц.
- Нумеруют со страницы следующей за описью.
- Сшивку выполняют в несколько слоев нитки. Минимально две, максимально четыре.
- Формирование узелка и размещение фиксатора только на тыльной стороне папки.
- Листик/фиксатор имеет прямоугольную форму 5 на 5 см.
- Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа. Ознакомьтесь с правилами и
Подшивка документов в архив
Сдача документов в архив предполагает их полное и частичное оформление. Полное – для дел, которые хранятся постоянно и временно (более 10 лет). Частичное – для дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Если речь идет о документах, которые будут передаваться в архив, то обязательно нужно сделать обложку для дела. Обычно ее делают из папки «Дело» или из картона. Дела, которые передаются на хранение в государственный архив, должны обкладываться в бескислотный картон.
Полное оформление дела предполагает, помимо стандартных правил, соблюдение Приказа Росархива, а именно:
- оформление обложки по установленной форме;
- составление листа-заверителя по форме;
- внутренней описи документов по форме.
Все бланки форм можно найти в приказе.
Архив документов
На обложке будет указано: название организации, структурное подразделение, номер дела согласно с номенклатурой дел, название дела, дата его заведения и окончания, количество листов в деле, срок хранения дела.
Для документов с частичным оформлением можно не делать:
- нумерацию листов;
- складывание листов по порядку;
- прошивать нитками, а хранить в папке-скоросшивателе.
- нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
- номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
- при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
- если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
- если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
- в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
- нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
- подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
- фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
- на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
- нумерация производится посредством арабских цифр;
- в отношении листа с описью нумерация не применяется.
Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.